Referencehistorie fra Häggbergs AB i Sverige

Det krever en investering for bedre å forvalte virksomheten, mer effektiv arbeidsflyt og verktøy for mer effektiv drift - ikke bare i penger, men også i å endre prosedyrer og på nye måter å jobbe sammen.

Fordelene som et nytt administrativt IT-system gir, har en pris - selvfølgelig. Systemet er et unikt system utviklet spesielt for bransjen, gjør ikke prisen mindre, men utbyttet er større.

 

Hvorfor ønsker vi et nytt ERP-system?

Du bør alltid være klar hva du vil oppnå ved å investere i et IT-system - enten det er selskapets første IT-system eller om det erstatter en eksisterende. Hvis du klarer å oppnå suksesskriteriene dine, har du mulighet til å vurdere om det har vært verdt investeringen. Man har noe å holde følge med. Det er derfor viktig å vurdere hva man ønsker å oppnå med investeringen.

 

Eksempler på suksesskriterier

  • Forenkle arbeidsflyter
  • Øk faktureringsfrekvensen
  • Øk oversikten over maskinforretninger, transaksjoner og reservedeler
  • Sikre bedre rapportering til ledelsen
  • Mer moderne verktøy
  • Mulighet for hjemme arbeidsplass
  • Øk integrasjonen til leverandører / betalingstjenester mv.
  • Det er viktig at suksesskriteriene er formulert så operativt og konkret som mulig, slik at du enkelt kan måle om målet er nådd.

 

Hvilke prosedyrer bør gjøres?

Motivasjon

Det er av stor betydning for prosjektets suksess at alle involverte medarbeidere er involvert i prosessen - helst fra det tidspunkt vedtaket fattes. Det er medarbeiderens eierskap og motivasjon som bestemmer om prosjektet skal lykkes. Et nytt smart ERP-system er ikke smart, med mindre det brukes.

Hvordan sikrer vi at ansatte er positive om endringer i rutinene sine? Hvilke utfordringer vil de ansatte møte og hvilke grunner vil de muligens måtte motvirke endringene?

For eksempel, hvis skaperen ikke er motivert for bruk av IT, kan det være en fordel å utnevne noen andre fra verkstedet til å være superbruker for den avdelingen.

 

Endring

Det kan være avgjørende å snakke med alle medarbeidsgrupper og gi dem muligheten til å uttrykke det de ønsker å oppnå ved bytte til det nye IT-systemet eller om de har spesielle omstendigheter som ønskes tatt i betraktning. På den måten vil de bli motivert til å ta eierskap av arbeidet som skal utføres.

For ikke å skape en splittelse i staben, er det viktig å få alle lik alle, slik at alle har muligheten til å forholde seg til de målene som skal oppnås med det nye systemet.

 

Informasjon

Klare ansvarsfordeling mellom prosjektledere, super brukere og brukere er viktig. Dette kan ha en motiverende effekt på ansatte dersom tidsplanen for oppgaver og datoer er gjennomgått med hvert punkt i planen, og de ansatte må kontinuerlig informeres om fremdriften av prosessen. Det er viktig å feire oppgavene som har blitt løst, og hva som har gått bra. Tiden til god organisering, kommunikasjon og motivasjon - samt grundige møter med leverandøren er godt gitt.

 

Hvordan skal endringene implementeres?

Det er viktig at personalet blir utdannet ved bruk av det nye IT-systemet. I forbindelse med leverandørens anbefalte kursbeløp blir det ofte sett at kundens beslutningstakere vil være negativt motivert for kjøpet dersom et omfattende utdanningsprogram presenteres. Utdannelsen blir derfor ofte undervurdert, og resultatet kan være umotiverte brukere, misfornøyd ledelse, kriminelle tilbydere, ineffektiv bruk av systemet og lav motivasjon. Avkastningen på investeringen kan være for lav.

Selvfølgelig kan ansatte ikke lære noe om systemet når det gjelder oppstart. Du husker maksimalt 30% av det du har lært. Først når du har brukt systemet på en stund, kan de fleste virkelig godta læring.

Vi anbefaler at du vurderer følgende elementer i utdanningen:

  • Eksempel på konvertering med testing av de viktigste daglige prosedyrene
  • Grunnkurs for alle ansatte
  • Konsulenthjelp ved oppstart
  • Konsulenthjelp ved første opphør
  • Videre trening etter 3-6 måneder
  • Løpende videreutdanning

 

Regnskapsfører hjelp?

Det er en god ide å etablere kontakt mellom revisor, regnskapsfører / økonomistyrer og IT-leverandør tidlig i prosjektprosessen. Det er viktig at godt samarbeid er nådd når man diskuterer endringer i regnskapsplanen, rapportering, beholdning og avskrivninger. Dette kan resultere i en lang periode med upassende innlegging, noe som senere vil være tidkrevende å rette ut.

 

Hva kan maskinforhandleren forvente fra IT-leverandøren?

Leverandøren utpeker en prosjektleder, for eksempel 

  • utarbeider prosjektplan
  • kontrollerer planer og avviksrapporter
  • informer maskinhandleren om prosessen
  • Fakturerer kontinuerlig
  • koordinerer oppgaver og ressurser
  • Leverandøren jobber for maskinforhandleren for å nå målene som er satt for prosjektets gjennomføring.

 

Hva forventer IT-leverandøren fra maskinforhandleren?

 

Maskinforhandleren: 

  • etablerer en prosjektorganisasjon med tydelig oppgave og ansvarsfordeling
  • etablerer en prosjektorganisasjon med tydelige oppgaver og ansvarsfordeling
  • finne de rette menneskene til å være prosjektledere og super brukere
  • Prosjektleder involverer og informerer ansatte kontinuerlig
  • tildeler de nødvendige ressursene når det gjelder tid og penger
  • involverer revisor
  • aksepterer at implementeringen av et nytt IT-system er 80% organisasjon og 20% teknologi
  • Godtar at et nytt IT-system er hardt arbeid og frustrasjon
  • Er villig til å takle konfliktene som kan oppstå

 

Våre Kunder Sier!

"Som den daglige intern superbruker for våre IT løsninger, er jeg svært tilfreds med JMA’s profesjonelle, løsningsorienterte kompetanse og forståelse for vår til tider bransje spesifikke problemstillinger. 

Jeg opplever stor samarbeids evne om villighet ved tilrettelegging av systemer, løsning av utfordringer og generell support. Alt sammen gjennomført raskt og effektivt.

 

Rune Fredenslund

Lyngfeldt A/S

"Vi var klar over at det ville være en stor utfordring. Men hele konverteringen gikk problemfritt og raskt og alle data ble med over i det nye systemet.

Under hele implementeringen fikk vi all den support vi hadde behov for og det kom ingen ekstra regninger. Vi setter stor pris på JMAs svært kompetente support. De vet, hva vi snakker om." 

 

Karin Glad

Jørn Glad A/S

Kaj Homilius logo

DSM - En komplett maskinforhandlerløsning

DSM-systemet (Dealer Service Management) er et ERP-system som er spesielt utviklet for maskinhandelssektoren.

DSM er et system bygget på toppen av Microsoft Dynamics Business Central-versjonen, som gjør det enkelt å integrere med andre Microsoft-produkter.

DSM-systemet dreier seg om alt i ditt firma, da systemet inneholder smarte funksjoner som hjelper med å holde oversikt over service, logistikk, finans, kjøp og salg. Systemet er designet for å optimalisere selskapets arbeidsflyt og har vist seg å kunne doble effektiviteten til enkelte selskaper.

DSM-systemet brukes av maskinforhandlere over hele verden med mer enn 2000 brukere i Danmark, Sverige, Norge og Tyskland.

Systemet gjør at bedriften din kan ta nært forhold til forretningspartnere og kunder. Løsningen er fremtidssikker og vedlikeholdes kontinuerlig av våre dyktige medarbeidere. I samarbeid med maskinforhandlere utvikles systemet kontinuerlig.

Funksjoner i DSM

Innenfor tjenesten omhandler DSM-systemet garantistyrings- og servicerapporter. Det er også et planleggingssystem.

På logistikkområdet har DSM funksjoner for å beregne optimal lagring, beregning av forældelse og en funksjon for å administrere rabatter.

 

 

Finansdepartementet i systemet hjelper ledelsen til å få oversikt over de økonomiske tallene innen kjøp, salg og service gjennom systemets ledelsesrapportering.

I kjøps / salgsseksjonen gjør DSM-systemet det mulig å få oversikt over kjøp og salgskjeder, samt kunder i systemets CRM-system. Det er også mulig å konfigurere maskiner gjennom systemets maskinkonfigurator.

Alternativer i DSM

DSM tilbyr noen valgfrie moduler for hvert system innenfor hver del av maskinvirksomheten. For eksempel innen kjøp / salg kan du velge funksjonen "internettportaler", som gjør det mulig å bruke ulike portaler. Et annet alternativ i kjøp / salg er leiesystemet, som gjør det mulig å holde oversikt over leide maskiner og økonomien på dem.

På logistikkområdet har DSM funksjoner som gjør det mulig å integrere med en nettbutikk, ha automatiske prisoppdateringer og registrere tid. I tillegg innen logistikk kan du kjøpe trådløse skannere for å skanne reservedeler og en komplett butikkløsning som gjør det mulig å håndtere salg i den fysiske butikken.

I serviceavsnittet finnes det funksjoner som hjelper deg med å holde oversikt over servicekontrakter, administrere bestillinger for servicetekniker og håndtere oppgaveplanlegging.

I økonomi er det mulig å kjøpe funksjoner som elektronisk fakturering, utvidet ledelsesrapportering, OCR og betalingsstyring.

 

 

VI BRUKER INFORMASJONSKAPSLER