Flextek om ERP-implementering: «Tid er en avgjørende faktor»

Da Flextek gikk fra en skreddersydd Navision-løsning til JMAs Dealer Service Management-løsning (DSM), visste de fra start at reisen kom til å bli både lang og krevende.

Men hvordan unngår man de klassiske ERP-fallgruvene? For daglig leder Lars Bjørn Pedersen er svaret like enkelt som det er klart: tid. «Det tar den tiden det tar.»

– 1,5 år. Så lang tid tar det å implementere en ny ERP-løsning, mener direktøren. Det var trolig denne realistiske holdningen som hjalp Flextek å unngå fallgruvene mange andre bedrifter havner i.

Slik unngikk Flextek ERP-fallgruvene

Med en realistisk holdning og god intern støtte klarte Flextek å styre unna vanlige ERP-fallgruver. Det står i kontrast til en artikkel i det danske fagmagasinet Metal Supply  fra desember i fjor, med tittelen «Selv de store blir rammet når ERP-systemer byttes ut: Det koster mer enn man forestiller seg». Artikkelen beskriver ERP-implementeringer som tidkrevende, kostbare og forbundet med mye frustrasjon – en virkelighet Flextek ikke kjenner seg igjen i.

«Jeg måtte smile da jeg leste artikkelen i Metal Supply. Jeg kjente meg rett og slett ikke igjen i det de beskriver.»

I motsetning til mange andre slapp Flextek både budsjettsprekk og behov for ekstra ressurser.

«Hovedbudskapet i artikkelen var at det blir for dyrt. Men det er jo noe vi budsjetterer for. Jeg har byttet ERP-system i to andre selskaper tidligere. Vi la en plan, la på litt ekstra – og gikk litt over, men holdt oss likevel innenfor rammen», sier han.

Flextek visste at systembyttet ville kreve innsats

Allerede for 8,5 år siden forstod Flextek at det gamle systemet ikke kunne møte fremtidens behov. Da Lars Bjørn Pedersen ble ansatt som CFO, sto det faktisk i stillingsannonsen at selskapet skulle ha nytt ERP-system.

«De som ikke har vært med på dette før, undervurderer hvor lang tid det faktisk tar før alt fungerer igjen. Selv enkle oppgaver kan plutselig føles vanskelige – ‘i det gamle systemet var det jo bare ett klikk.’»

Han har tidligere sett hvor galt det kan gå når nøkkelpersoner ikke blir fulgt opp:

«I tidligere prosjekter har jeg opplevd at noen møtte veggen. Det rammer både personen og bedriften. Derfor må vi ta vare på kollegaene våre når alt skal endres.»

Hele organisasjonen ble involvert

For å sikre intern forankring ble både service, salg og innkjøp med i foranalysen sammen med JMA.

«Etter møtet satte vi oss ned og så hverandre i øynene: ‘Tror vi dette kan fungere?’ Det viktigste var at kollegaene fikk eierskap – og ikke følte at beslutningen ble tatt over hodet på dem.»

Tydelige forbedringer etter fem måneder

Etter fem måneder med DSM-løsningen merket Flextek tydelige forbedringer. De 20 teknikerne kunne registrere timer og dokumentere arbeidet direkte fra telefonen – en betydelig forbedring sammenlignet med tidligere.

«Vi ser allerede resultater med DSM Field Service Management. Før måtte de hente PC-en, logge på VPN, åpne terminalen og starte Navision. Det ble ofte gjort ukentlig. Nå gjør de det daglig.»

Det har også blitt mye enklere å dokumentere med bilder:

«Før måtte vi sende bilder på e-post og logge inn. Nå dokumenterer vi med telefonen med én gang.»

Et fremtidsrettet valg: Derfor valgte Flextek JMA

«Vi kom fra et Navision-system som var skreddersydd for oss. Men ingen var villig til å integrere med det mer. Det ble for gammelt og for spesialisert – og for dyrt å videreutvikle på egenhånd.”

 Valget av JMA og DSM handlet derfor også om økonomi og fremtidssikring. Flextek trengte et system som utvikles løpende, der kostnadene deles med andre i bransjen.

«Det var virkelig attraktivt for oss. Vi slapp å finne opp hjulet på nytt – med det gamle systemet skulle vi ha startet helt fra bunnen, hver gang.»

 Flextek ser også fremover:

«Når vi ser tilbake om to år, regner vi med at mye av det vi har ønsket oss, er på plass. DSM-løsningen utvikler seg hele tiden.»

Strategiske valg ga ekstra utfordringer

Flextek tok to strategiske valg som gjorde prosjektet mer krevende: De valgte å utsette oppstarten, og de ønsket å ta i bruk den nyeste versjonen av DSM.

– Lars Bjørn Pedersen forklarer: «Torsten Høst fra JMA, som var konsulent på prosjektet, sa det rett ut: ‘Det kan vi godt gjøre, men da får dere ikke de mest erfarne konsulentene – dere får dem som er ledige.’ Og som en av de første på den nye versjonen, fikk vi selvsagt også med de feilene som følger med.»

Selv om det ble en tøff start, er han ikke i tvil om at det var den riktige beslutningen. Men det kostet både tid og krefter:

«Det har vært et krevende løp. Vi har betalt med tiden vår og har jobbet både om kvelden og helger. Du kan ikke bare sette inn en ekstern ressurs og tro det vil fungere – du trenger folk som forstår forretningen.»

Fremtiden ser lys ut

Etter en krevende oppstart er Flextek nå godt på vei inn i en stabil og effektiv hverdag.

«Det er en kneik i starten. Først er du lettet over å være i gang, så kommer frustrasjonen når alt rakner. Nå har vi et håndterbart nivå. Feilene gjentar seg ikke. Det er i den daglige driften svakhetene viser seg – ikke i testsystemet.»

Torsten fra JMA har spilt en viktig rolle med å holde motivasjonen oppe og sørge for at prosjektet holdt kursen.

«Torsten har vært pedagogisk og flink til å sette ord på det når vi har vært frustrerte: ‘Dere er faktisk et godt sted – hold fast.’ Han har også vært god til å hjelpe oss med å prioritere. Hadde vi innført CRM samtidig, hadde det gått galt.»

Selv om det av og til kan føles som om alt var enklere før, er Lars trygg på at DSM-løsningen med tiden vil gi den samme tryggheten som de hadde tidligere.

«Det går i riktig retning, og vi tar det steg for steg. Det er småting vi savner – noe blir rettet, noe blir utviklet, og noe må vi bare lære oss å leve med.»

Innen halvannet år skal hele virksomheten være på plass i systemet.

«I løpet av 2025 får vi også CRM – det har vi aldri hatt før.»

Men først må de hente seg inn etter en intens periode:

«Nå fungerer hverdagen, og det kommer til å gå. Det tar den tiden det tar.»

Fakta om DSM-implementeringen

Prosjektstart: september 2024
Flextek er: 9 måneder inn i prosjektet
Forventet ferdigstillelse: våren 2026
Tidligere system: skreddersydd Navision-løsning
Bakgrunn for byttet: Det gamle systemet var blitt for spesialisert og dyrt å vedlikeholde alene, med få eller ingen integrasjonsmuligheter mot moderne løsninger. DSM gir Flextek en fremtidsrettet bransjeløsning, der utviklingskostnader deles – og systemet kan vokse i takt med bedriften.

Om Flextek

Flextek er spesialister på automatisering og maskinteknologi for den danske industrien. Som eneforhandler av Okuma og flere andre ledende merkevarer leverer selskapet løsninger innen maskineringsverktøy, roboter og produksjonsutstyr.

Med mer enn 75 års erfaring og dyp innsikt i produksjonsindustriens utfordringer, kombinerer Flextek avansert teknologi med høy kvalitet, pålitelig service og evnen til å tenke nytt når produksjonslinjer skal optimaliseres.

Flextek tilbyr rådgivning, salg, installasjon og service – med fokus på å effektivisere produksjonen og sikre høy oppetid. Med 20 serviceteknikere dekker selskapet hele Danmark og leverer rask og pålitelig support til sine kunder.

Besøk Flexteks nettsted (på dansk)