Det krever en investering for bedre å forvalte virksomheten, mer effektiv arbeidsflyt og verktøy for mer effektiv drift - ikke bare i penger, men også i å endre prosedyrer og på nye måter å jobbe sammen.
Fordelene som et nytt administrativt IT-system gir, har en pris - selvfølgelig. Systemet er et unikt system utviklet spesielt for bransjen, gjør ikke prisen mindre, men utbyttet er større.
Hvorfor ønsker vi et nytt ERP-system?
Du bør alltid være klar hva du vil oppnå ved å investere i et IT-system - enten det er selskapets første IT-system eller om det erstatter en eksisterende. Hvis du klarer å oppnå suksesskriteriene dine, har du mulighet til å vurdere om det har vært verdt investeringen. Man har noe å holde følge med. Det er derfor viktig å vurdere hva man ønsker å oppnå med investeringen.
Eksempler på suksesskriterier
- Forenkle arbeidsflyter
- Øk faktureringsfrekvensen
- Øk oversikten over maskinforretninger, transaksjoner og reservedeler
- Sikre bedre rapportering til ledelsen
- Mer moderne verktøy
- Mulighet for hjemme arbeidsplass
- Øk integrasjonen til leverandører / betalingstjenester mv.
- Det er viktig at suksesskriteriene er formulert så operativt og konkret som mulig, slik at du enkelt kan måle om målet er nådd.
Hvilke prosedyrer bør gjøres?
Motivasjon
Det er av stor betydning for prosjektets suksess at alle involverte medarbeidere er involvert i prosessen - helst fra det tidspunkt vedtaket fattes. Det er medarbeiderens eierskap og motivasjon som bestemmer om prosjektet skal lykkes. Et nytt smart ERP-system er ikke smart, med mindre det brukes.
Hvordan sikrer vi at ansatte er positive om endringer i rutinene sine? Hvilke utfordringer vil de ansatte møte og hvilke grunner vil de muligens måtte motvirke endringene?
For eksempel, hvis skaperen ikke er motivert for bruk av IT, kan det være en fordel å utnevne noen andre fra verkstedet til å være superbruker for den avdelingen.
Endring
Det kan være avgjørende å snakke med alle medarbeidsgrupper og gi dem muligheten til å uttrykke det de ønsker å oppnå ved bytte til det nye IT-systemet eller om de har spesielle omstendigheter som ønskes tatt i betraktning. På den måten vil de bli motivert til å ta eierskap av arbeidet som skal utføres.
For ikke å skape en splittelse i staben, er det viktig å få alle lik alle, slik at alle har muligheten til å forholde seg til de målene som skal oppnås med det nye systemet.
Informasjon
Klare ansvarsfordeling mellom prosjektledere, super brukere og brukere er viktig. Dette kan ha en motiverende effekt på ansatte dersom tidsplanen for oppgaver og datoer er gjennomgått med hvert punkt i planen, og de ansatte må kontinuerlig informeres om fremdriften av prosessen. Det er viktig å feire oppgavene som har blitt løst, og hva som har gått bra. Tiden til god organisering, kommunikasjon og motivasjon - samt grundige møter med leverandøren er godt gitt.
Hvordan skal endringene implementeres?
Det er viktig at personalet blir utdannet ved bruk av det nye IT-systemet. I forbindelse med leverandørens anbefalte kursbeløp blir det ofte sett at kundens beslutningstakere vil være negativt motivert for kjøpet dersom et omfattende utdanningsprogram presenteres. Utdannelsen blir derfor ofte undervurdert, og resultatet kan være umotiverte brukere, misfornøyd ledelse, kriminelle tilbydere, ineffektiv bruk av systemet og lav motivasjon. Avkastningen på investeringen kan være for lav.
Selvfølgelig kan ansatte ikke lære noe om systemet når det gjelder oppstart. Du husker maksimalt 30% av det du har lært. Først når du har brukt systemet på en stund, kan de fleste virkelig godta læring.
Vi anbefaler at du vurderer følgende elementer i utdanningen:
- Eksempel på konvertering med testing av de viktigste daglige prosedyrene
- Grunnkurs for alle ansatte
- Konsulenthjelp ved oppstart
- Konsulenthjelp ved første opphør
- Videre trening etter 3-6 måneder
- Løpende videreutdanning
Regnskapsfører hjelp?
Det er en god ide å etablere kontakt mellom revisor, regnskapsfører / økonomistyrer og IT-leverandør tidlig i prosjektprosessen. Det er viktig at godt samarbeid er nådd når man diskuterer endringer i regnskapsplanen, rapportering, beholdning og avskrivninger. Dette kan resultere i en lang periode med upassende innlegging, noe som senere vil være tidkrevende å rette ut.
Hva kan maskinforhandleren forvente fra IT-leverandøren?
Leverandøren utpeker en prosjektleder, for eksempel
- utarbeider prosjektplan
- kontrollerer planer og avviksrapporter
- informer maskinhandleren om prosessen
- Fakturerer kontinuerlig
- koordinerer oppgaver og ressurser
- Leverandøren jobber for maskinforhandleren for å nå målene som er satt for prosjektets gjennomføring.
Hva forventer IT-leverandøren fra maskinforhandleren?
Maskinforhandleren
- etablerer en prosjektorganisasjon med tydelig oppgave og ansvarsfordeling
- etablerer en prosjektorganisasjon med tydelige oppgaver og ansvarsfordeling
- finne de rette menneskene til å være prosjektledere og super brukere
- Prosjektleder involverer og informerer ansatte kontinuerlig
- tildeler de nødvendige ressursene når det gjelder tid og penger
- involverer revisor
- aksepterer at implementeringen av et nytt IT-system er 80% organisasjon og 20% teknologi
- Godtar at et nytt IT-system er hardt arbeid og frustrasjon
- Er villig til å takle konfliktene som kan oppstå
